a. Referensi (Rujukan)
Dahulu pada kop surat biasanya dicantumkan 'Our ref' dan 'Your ref'. Sekarang ini jarang disertakan,pengetik biasanya menyisipkan rujukan pada baris tersendiri. Rujukan itu mencakup inisial penulis (biasanya huruf besar) dan pengetik (dgn huruf besar atau huruf kecil, sesuai keinginan)
Contoh :
GBD/ST GBD/st/Per1 GBD/ST/134
b. Date (Tanggal)
Tanggal harus selalu ditulis lengkap. Di Inggris dan Indonesia, urutan penulisan waktu biasanya adalah tanggal/bulan/tahun. Koma tidak digunakan
Contoh : 12 July 2003
Di beberapa negara lain, waktu diketik dengan urutan bulan/tanggal/tahun, kerap koma setelah bulan
Contoh : July 12, 2003
c. Inside Address (Alamat Dalam)
Nama dan alamat penerima harus diketik baris per baris seperti pengetikan pada amplop. Penyebutan penerima harus dilakukan dengan cermat sesuai dengan cara mereka menandatangani surat. Sebagai contoh, orang yang membubuhkan tanda tangan 'Douglas Cowles' harus disapa demikian juga pada alamat dalam, didahului dengan sapaan sopan 'Mr'. Menyapanya dengan 'Mr D Cowles' akan tidak tepat.
Contoh :
Mr Douglas Cowles
General Manager
Cowles Engineering Co Ltd
12 Bracken Hill
Manchester
M60 8AS
Jika menulis ke luar negeri, nama negara harus dicantumkan di baris akhir bagian ini. Karenasurat akan dikirimkan melalui pos,alamat dalam harus ditunjukan dengan jarak satu spasi baris kosong di atas alamat dalam.
Contoh :
AIRMAIL
Mr Doug Allen
Eagle Press Inc
24 South Bank
Toronto
Ontario
Canada M4J 7LK
d. Special Markings (Tanda Khusus)
Jika surat bersifat rahasia, biasanya tanda khusus disertakan sebagai bagian dari alamat dalam, dengan jarak satu spasi baris kosong di atasnya
Contoh :
CONFIDENTIAL
Miss Iris Tan
Personnel Director
Soft Toys plc
21 Windsor Road
Birmingham
B2 5JT
e.Salutation (Sapaan)
Jika nama penerima telah digunakan di alamat dalam, biasanya digunakan sapaan pribadi
Contoh : Dear Mr Leighton Dear Douglas Dear Miss Tan
Jika surat anda dialamatkan ke kepala bagian atau pimpinan organisasai yang namanya tidak diketahui, maka akan lebih tepat jika anda menggunakan sapaan seperti contoh di bawah ini :
Contoh : Dear Sir or Madam
f. Heading (Judul)
Judul memberikan petunjuk singkat mengenai isi surat. Judu biasanya ditempatkan dengan jarak satu baris spasi kosong setelah sapaan. Huruf besar biasanya digunakan walaupun huruf kecil juga boleh jika lebih disukai
Contoh :
Dear Mrs Marshall
INTERNATIONAL CONFERENCE - 24 AUGUST 2003
g. Complimentary close (Frasa Penutup)
Sudah lazim bila surat ditutup dengan sopan dengan menggunakan frasa penutup. Ada dua penutup yang paling sering digunakan, yaitu 'Yours faithfully' (hanya dipakai pada Dear Sir/Sirs/Sir atau Madam) dan 'Yours sincerely' (dipakai pada sapaan prinadi)
h. Name of sender and designation (Nama dan jabatan pengirim)
Nama pengirim harus disisipkan dengan gaya apapun yang disukai - huruf besar, atau huruf awal saja yang besar. Pada contoh di bawah ini, perhatikan bahwa sebutan 'Mr' tidak pernah digunakan jika penulis adalah pria. Walaupun demikian, biasanya sebutan yag sopan ditambahkan pada wanita
Contoh :
Yours faithfully Yours sincerely
PATRICK ASHE LESLEY BOLAN (Mrs)
Chairman General Manager
i. Enclosures (Lampiran)
Ada banyak cara untuk menunjukan bahawa surat disertai dengan lampiran
- Dengan menempelkan stiker 'lampiran' berwarna, biasanya pada sudut kiri bawah surat
- Dengan mengetikan tiga titik pada margin kiri pada baris tempat lampiran itu disebutkan dalam isi surat
- Dengan mengetikan 'Enc' atau 'Encs' pada bagianbawah surat, dengan satu spasi kosong setelah jabatan pengirim. Ini merupakan cara paling umu untuk menunjukan adanya lampiran
Contoh :
Yours sincerely
LINDA PATERSON (Mrs)
Marketing Manager
Enc
j. Copies (Tindasan)
Jika ada tindasan yang harus dikirim kepada pihak ketiga (biasanya orang pada organisasai pengirim surat), maka biasanya ditunjukan dengan mengetikan 'cc' (copy circulated atau courtesy copy)
Contoh :
Copy Ravi Gopal, General Manager
Ashley Ow Yong, Company Secretary
Candice Reeves, Accountant
